Accueil sécurité : 5 bonnes pratiques pour le réussir
Délivrer les informations nécessaires pour préserver la santé et la sécurité de toute personne se trouvant dans une entreprise représente une obligation pour l’employeur selon les articles L.4121-1 et L.4121-2 du Code du travail.
La diffusion des consignes se fait au travers du processus HSE appelé accueil sécurité .
Prévention des risques en entreprise : ne minimisez pas l’Accueil Sécurité !
- Pensez-vous réussir à transmettre à vos collaborateurs (employés, entreprises extérieures, visiteurs, transporteurs) les bonnes consignes afin de faire face aux risques de votre entreprise ?
- Comment vous assurez-vous que ces expéditions ont bien été transmises et assimilées par les différents publics ?
- Etes-vous en mesure de garantir votre conformité en cas d’accident ou d’audit ?
- Avez-vous trouvé un moyen de diffusion qui soit efficace et non consommateur de temps tout en étant ludique et attractif pour vos publics ?
Parcourons ensemble nos 5 bonnes pratiques pour réussir votre accueil sécurité (ou safety induction en anglais) et répondre à toutes ces problématiques.
Personnalisez l’accueil sécurité en fonction des publics présents sur votre site
Par manque de temps, de ressources ou par souci d’organisation, il est courant d’utiliser un support de sensibilisation QHSE générique qui l’on s’adresse à toute personne pénétrant dans une entreprise.
Cependant pensez-vous qu’un visiteur, un transporteur, un nouveau salarié ou une entreprise extérieure nécessite tous le même niveau de connaissance de votre entreprise pour comprendre tous ses dangers ? Pensez-vous qu’il soit judicieux d’inonder des visiteurs d’informations plutôt orientées pour des Entreprises Extérieures ? Pour que vos différents publics prennent connaissance et assimilent parfaitement vos consignes QHSE, vous devez leur adresser des messages spécifiques et dans la bonne langue.
Au-delà du profil des publics, il est également important de prendre en considération la langue parlée.
C’est pourquoi il est primordial de faire la différence entre ces typologies de personnes pour réaliser vos actions de sensibilisation et prévenir les risques professionnels.
Dynamisez l’accueil sécurité en variant et en valorisant les formats
Qui n’a pas déjà recyclé maintes et maintes fois le ppt du service HSE d’une année sur l’autre en mettant quelques données à jour issues des remontées terrain ou d’autres sources d’information ?
Si le diaporama classique constitue l’outil le plus utilisé pour diffuser vos consignes de sécurité, il est cependant assez peu fonctionnel pour des problématiques aussi importantes que l’assimilation de consignes de sécurité :
- Y intégrer des vidéos alourdit drastiquement le support,
- les animations, si elles ne sont pas bien maîtrisées peuvent perdre leur sens. De plus, il est très facile d’oublier les modificateurs lorsque l’on effectue une mise à jour sur une diapositive.
En utilisant une solution numérique QHSE, vous êtes assuré de pouvoir varier les formats et valoriser vos contenus. Avec ce type d’outil, tout est permis : gif, animations, vidéo, voix-off, chasse aux risques interactive…
Pensez accueil sécurité efficace et réactif
Faire passer l’accueil sécurité n’importe où et n’importe quand, c’est possible ! Avec une solution numérique adaptée vous offrez à vos publics la possibilité de réaliser leur accueil sécurisé à tout moment, à distance et en amont de leur visite ou le jour de leur arrivée sur site. Seule une connexion Internet est requise. Le responsable de l’accueil sécurité envoie le lien de l’accueil sécurité aux publics concernés qui y ont accès en un clic depuis :
- leur tablette ou smartphone,
- sur une borne sur site,
- ou en flashant un QR code affiché au poste de garde.
De l’autre côté, la personne responsable de l’accueil sécurité passe beaucoup moins de temps à mettre en place les supports de sensibilisation. Par exemple, si une modification doit survenir immédiatement dans le contenu, il est possible de la réaliser directement dans le support. La synchronisation étant immédiate, pas besoin de renvoyer un pdf de ppt ou de réimprimer de nouvelles versions du document !
Garantissez l’ancrage de l’accueil sécurité avec une évaluation
Une fois la présentation des consignes de sécurité effectuée, vous devez mesurer leur compréhension avec un test de connaissances. Vous avez probablement déjà utilisé le quiz papier à l’issue de votre accueil sécurité. Si cette méthode peut assurer l’implication des publics, son traitement n’en est que plus compliqué : réponses à traiter manuellement une par une, réponses illisibles…
Avec une solution digitale, vous administrez votre questionnaire à la suite de la présentation des consignes QHSE . Vous pouvez définir un score minimal de réussite, en paramétrant les réponses éliminatoires.
Vous avez également la possibilité d’administrer votre quiz à chaud immédiatement après le passage des consignes (pour les publics qui auraient passé leur accueil sécurité à distance), ou à froid, quelques jours plus tard sur site.
De cette façon, vous êtes certains que les consignes sont acquises et il n’y a pas d’erreur possible dans l’interprétation des réponses.
Assurer la traçabilité et la conformité de l’accueil sécurité
Comment parvenez-vous à démontrer la conformité de l’accueil sécurité de vos publics avec en diffusant vos consignes avec un diaporama ?
De nombreux acteurs de la prévention doivent encore travailler avec des feuilles d’émargement et des archives papier. Généralement, ils perdent un temps fou à retrouver toutes les informations nécessaires et obligatoires en cas d’audit.
Digitaliser son accueil sécurité permet l’envoi automatique des consignes ainsi que l’enregistrement automatique des informations de chaque individu passant votre accueil sécurité avec un formulaire personnalisable. Une fois le test de connaissances validé, une attestation est automatiquement générée et envoyée par e-mail au participant.
Une solution numérique dédiée au processus HSE centralise le pilotage de l’accueil sécurité de tous vos publics, sur tous vos sites (au niveau local ou international). De cette manière, il est très facile de démontrer votre conformité depuis un tableau de bord personnalisé en cas d’audit ou d’inspection.
Pouvoir réaliser son accueil sécurité en amont de sa visite en entreprise, pouvoir récolter les résultats simplement et les analyser, c’est une nouvelle étape vers la prévention de vos risques.
L’accueil sécurité est la première étape de votre culture sécurité. Il est bien trop important pour être négligé et rapporté à plus tard dans votre feuille de route. La transition d’un livret d’accueil sécurité accompagné d’une présentation à une plateforme digitale est un gain de temps conséquent pour les équipes HSE et apporte un ROI immédiat à votre entreprise. Les consignes peuvent être personnalisées et la culture sécurisée contrôlée.
Si vous souhaitez approfondir la thématique de l’accueil sécurité, découvrez notre livre blanc dédié, réalisé par nos experts HSE :
