L’accueil sécurité des visiteurs, un enjeu de sécurité et de notoriété pour votre entreprise

Dans le cadre de votre activité, vous recevez régulièrement sur vos sites un grand nombre de visiteurs (candidats, commerciaux, clients, auditeurs, fournisseurs… ). Leur présence les expose à des situations à risques d’accidents puisqu’ils n’en connaissent pas les règles ni les spécificités. De plus, si les consignes d’accès à certaines zones ne leur sont pas suffisamment explicitées, c’est la sécurité stratégique de votre entreprise qui pourrait être impactée.

Alors comment bien gérer leurs déplacements sur votre site pour éviter les accidents ou l’accès à des zones d’informations stratégiques ?

Accueil sécurité des visiteurs : quelles obligations ?

En tant que préventeur au sein d’une entreprise, la réglementation vous impose des obligations pour assurer la sécurité des visiteurs. Afin de prévenir les risques présents sur votre site précédemment identifiés dans votre DUERP, vous devez faciliter l’évacuation des visiteurs, ainsi que l’intervention des secours en cas de besoin. Mais vous devez aussi être en mesure d’accéder à la liste des visiteurs présents sur votre site. À défaut de mise en place de ces conditions, votre responsabilité peut être engagée et vous pouvez être pénalement poursuivi.

Le registre visiteurs : un enjeu de traçabilité

Objectifs du registre des entrées et sorties

Le registre visiteurs est généralement représenté sous forme de formulaire d’enregistrement de chaque visiteur. Il contient des informations importantes sur leur identité : nom, prénom, coordonnées, entreprises représentées…

Le registre visiteurs vous permet :

• de limiter l’accès à votre site aux personnes non autorisées,
• de savoir qui se trouve ou non sur votre site parmi les visiteurs,
• de vous aider dans la rédaction de vos procédures grâce aux informations collectées sur le nombre de visiteurs présents chaque jour sur votre site.

Les limites du registre visiteurs papier

Malgré la fonction évidente de traçabilité du registre visiteur papier, ce dernier comporte des limites.

Tout d’abord, il est possible de louper des informations en cas de difficultés de relecture des éléments renseignés par les visiteurs.

Le formulaire peut ne pas être toujours compris, en particulier si vous avez des visiteurs de différentes langues. Avez-vous prévu un registre papier dans chaque langue ?Mais aussi, le registre papier occasionne un document supplémentaire à archiver et parfois compliqué à retrouver en cas d’audit.

Enfin, et ce n’est pas la moindre des limites, en cas d’urgence (alerte incendie, évacuation…), il peut être très difficile voire impossible de savoir en temps réel quel visiteur est présent sur votre site ou non.

L’accueil sécurité pour diffuser les consignes de sécurité aux visiteurs

Objectifs du livret d’accueil visiteurs

Une fois que les visiteurs ont signé le registre des entrées, il est important de leur faire prendre connaissance des règles de sécurité de votre site. 

Chaque entreprise dispose d’un guide sécurité visiteurs souvent au format papier ou PPT. Il est régulièrement actualisé et partagé à chaque nouveau visiteur afin qu’il prenne connaissance des mesures de sécurité. Il peut notamment comprendre :

• l’enregistrement à l’accueil dans un registre papier (remise de badge…),
• l’accès au site (piétons, véhicules légers, véhicules lourds…),
• l’accès aux différentes zones (ateliers…),
• les EPI nécessaires en fonction de la zone visitée,
• les règles propres à chaque zone en fonction de l’activité,
• le plan d’évacuation,
• le plan de circulation avec les zones de dangers,
• les mesures en cas d’accident.

Chaque visiteur en prend connaissance dès son arrivée sur le site. Un QCM peut accompagner le guide pour vérifier que les visiteurs ont bien compris les consignes.

Les limites du livret d’accueil sécurité papier

Bien que le guide sécurité visiteur soit complet concernant les mesures à dispenser aux visiteurs, il peut être difficile de le mettre à jour régulièrement s’il est diffusé sous forme papier. À ce titre, vous devez procéder aux modifications et à la réimpression de tous les exemplaires, impliquant une perte de temps et d’argent. Par ailleurs, il est très courant que vous receviez des visiteurs de différentes nationalités. Auquel cas, seriez-vous prêt à imprimer une brochure de sécurité dans chacune des langues pour être sûr que vos messages soient compris ? Enfin, le QCM papier accompagnant le livret vous occasionne un travail supplémentaire puisqu’éplucher les réponses à la main vous fait assurément perdre du temps ! De cette manière, vous ne pouvez pas valider en temps réel la bonne compréhension pour chaque visiteur.

Les clés de succès de l’accueil sécurité des visiteurs

Un accueil sécurité des visiteurs en bonne et dûe forme représente une alternative efficace à la classique brochure de sécurité. En effet, il consiste à leur transmettre les règles de sécurité en vigueur sur votre site pour éviter tout incident durant leur visite, quelle que soit sa durée et de vérifier qu’elles ont bien été assimilées.

Comme nous l’avons expliqué, l’accueil sécurité des visiteurs est très important pour préserver leur propre sécurité mais aussi la sécurité économique et l’image de marque de votre entreprise. C’est pourquoi il est important vérifier lors de l’accueil sécurité, d’être en mesure de :

• coupler la gestion de l’accueil sécurité des visiteurs au registre des entrées et sorties,
• faciliter l’accès au formulaire d’enregistrement, 
• réaliser un formulaire d’enregistrement clair et accessible,
• faire évoluer rapidement les consignes en fonction de votre actualité, 
• proposer facilement l’accueil sécurité en plusieurs langues, 
• assurer la bonne assimilation des consignes par les visiteurs avec un quiz,
• analyser les données collectées.

Et si organiser l’accueil sécurité des visiteurs et le registre des entrées et sorties dans un seul outil était la solution pour votre entreprise ?