Arrêt technique maintenance : le digital pour prévenir les risques de coactivité
L’activité des entreprises industrielles implique des arrêts planifiés réguliers (arrêts techniques ou encore carénages) pour fiabiliser et entretenir les installations, et répondre au durcissement des réglementations. Les arrêts de maintenance ont pour objectif de maximiser la sécurité, limiter les arrêts non planifiés et prévenir les défaillances des lignes de production
Arrêt technique : définition
Les arrêts de maintenance engendrent un arrêt total de la production industrielle pendant une période définie pouvant aller de quelques jours à plusieurs semaines, généralement autour des périodes estivales et hivernales lorsque l’activité est la plus faible. C’est alors le bon moment pour faire intervenir un grand nombre d’entreprises extérieures sur le site industriel pour réaliser les différents travaux (travaux de mise en conformité et d’optimisation, qualification des appareils, remplacement des équipements, travaux de gros œuvre, démontage, nettoyage, modernisation…).
La finalité consiste donc à réaliser des travaux de maintenance avec des échéances serrées, tout en respectant des exigences en matière de sécurité et en tenant compte de possibles aléas techniques.
C’est la raison pour laquelle, la clé de réussite d’un arrêt de maintenance réside dans une bonne préparation en amont et une planification des tâches entre les différentes entreprises intervenantes.
1- Coordonner l’arrêt technique avec les Entreprises Extérieures
Un arrêt technique implique la collaboration d’un très grand nombre de salariés d’entreprises extérieures (jusqu’à plusieurs centaines). Ces salariés sont amenés à cohabiter, circuler et réaliser des travaux pendant une période de temps très courte sur votre site. Cette coactivité d’intervenants appartenant à diverses entreprises et exerçant une multitude de métiers différents, augmente considérablement les situations à risque d’accidents.
Pour éviter ces derniers, il est généralement demandé 48h à l’avance, une multitude de documents pour répondre aux obligations réglementaires et normatives. L’entreprise qui réalise l’arrêt de maintenance (Entreprise Utilisatrice) doit partager différents documents (DUERP, Plan de Prévention , Protocole de Sécurité , formulaires d’analyse de risques, modes opératoires, fiches de données de sécurité…) aux sous-traitants (Entreprises Extérieures) pour complétion de dossier, simple consultation ou signature.
La gestion et le partage d’informations en amont restent primordiaux pour une coactivité sans risques. Afin de vous aider à coordonner votre arrêt technique, nous vous avons préparé une frise, qui reprend l’intégralité des étapes à mener :
Cette frise est découpée en trois grandes phases : avant, pendant et après l’arrêt technique.
2- Arrêt technique maintenance : contrôle des documents intervenants et matériels
La collecte et la vérification des documents des intervenants extérieurs (EE) et des moteurs, véhicules et matériels (EVM) sont essentielles pour assurer la conformité réglementaire. Les documents doivent être archivés pour être disponibles en cas d’audit.
Gestion des documents HSE travailleurs
De nombreuses formations à la sécurité sont obligatoires pour les entreprises. Lors d’un arrêt technique, il est primordial pour le donneur d’ordres de vérifier les habilitations des différents travailleurs. Parmi ces documents, on retrouve par exemple :
- les documents d’identité et contrats de travail des intervenants (qualification, durée…),
- les autorisations (moteurs, équipements…),
- les certificats d’aptitude à la conduite en sécurité (Caces),
- les habilitations (électrique, permis de feu…) spécifiques et à jour de son personnel en fonction des travaux prévus,
- les formations (diplômantes, certifiantes ou qualifiantes) concernant les connaissances et compétences nécessaires à l’exécution des tâches (formations amies SS3 et SS4, les risques chimiques de niveau RC1 et RC2..),
- les fiches de données de sécurité (produits et substances dangereux ou toxiques…).
En complément, de ces certifications et habilitations, le donneur d’ordres doit récupérer certains documents d’identité (carte d’identité, passeport, permis de conduire..) afin de s’assurer que les formations sont détenues par les bonnes personnes.
Gestion des documents HSE matériels
Les chiffres parlent d’eux même et confirment l’importance de tenir à jour l’entretien du matériel lors d’arrêts techniques mais également de bien connaître les consignes de sécurité pour manipuler correctement les équipements. Alors, lors des arrêts techniques, le donneur d’ordres doit gérer la conformité matérielle. Cela implique de s’assurer que les équipements, les outils, les matériaux sont disponibles et conformes aux normes de sécurité et de qualité avant le début de l’arrêt technique.
Pour mener à bien ces vérifications, il est impératif de savoir si le rapport de mise en service confirme qu’un équipement, une machine ou une installation est conforme aux mesures de sécurité et d’hygiène en vigueur. L’objectif de ce rapport est de contrôler que tous les aspects ont été vérifiés et pris en charge en cas de doute. Ainsi, le responsable en prévention doit avoir :
- le marquage CE,
- l’attestation de conformité,
- les mesures de prévention à prendre concernant les installations électriques, le dossier technique avec une description de l’installation électrique conformément à l’AREI (l’évaluation des risques de l’installation électrique),
- le plan d’entretien.
- les vérifications générales périodiques,
- la notice d’utilisation de l’engin en français au format papier ou numérique (ou autre langue selon la nationalité du travailleur),
- le dossier de maintenance.
3- Réaliser l’accueil sécurité chantier en amont
Lorsque tous les documents ont été collectés et validés, il est temps de passer à l’étape suivante : sensibiliser chaque individu destiné à intervenir sur le site, à l’ensemble des consignes QHSE et risques liés à son métier et à sa zone d’ intervention, avec un accueil sécurité chantier.
Compte tenu de la multitude de spécificités métier et des interventions réalisées dans un temps restreint, la digitalisation de l’accueil sécurité représente un atout considérable dans le cadre des arrêts maintenance.
Les accueils sécurité numérique vous assurent l’assimilation des consignes QHSE grâce à un test de connaissances (avec des quiz ludiques…) à la fin de chaque parcours de sensibilisation. Une attestation de réussite individuelle est générée, permettant de tracer chaque passage d’intervenant, et vous protégeant ainsi en cas d’accident.
De plus, digitaliser l’accueil sécurité dans le cadre des arrêts de maintenance permet de piloter tous les passages dans un même tableau de bord et de personnaliser vos indicateurs. Ainsi il est possible d’évaluer les interventions de chaque Entreprise Extérieure et de mettre en place un plan d’actions pour les prochains arrêts de maintenance afin de ne pas reproduire les éventuelles erreurs qui ont pu se produire si vous faîtes appel aux mêmes prestataires.
4- Arrêt technique : gestion et suivi
Il est essentiel de réussir la gestion de toutes les tâches en cours pour que l’arrêt technique se déroule dans les meilleures conditions. Cela implique une planification minutieuse des activités, une coordination efficace entre les différentes équipes et sous-traitants impliqués, ainsi qu’un suivi rigoureux de l’avancement des travaux.
Des solutions numériques qui permettent de fluidifier les processus de sensibilisation sécurité et de conformité documentaire sont alors un véritable atout pour le responsable HSE ou le chef de travaux. Ils peuvent alors concentrer leur attention sur d’autres aspects de l’arrêt technique sans devoir veiller en permanence à la validité des documents ou des formations sécurité.
Lors de l’enregistrement des informations intervenants, moteurs, véhicules et matériels, les dates de validité enregistrées dans la solution permettent de solliciter le responsable si les délais ont expiré.
Un outil numérique peut également aider le donneur d’ordres à suivre et à gérer en temps réel la présence des sous-traitants et des prestataires de services externes tout au long de l’arrêt technique. Pour ce faire, l’outil numérique doit proposer une dimension de suivi avec l’accès à un tableau de bord. Ce dernier permet de centraliser les informations relatives aux différents intervenants et de suivre en temps réel la présence sur site via un registre visiteurs digitalisé. De cette manière, le responsable de l’arrêt technique obtient une liste précise des intervenants avec les coordonnées de leurs responsables et connaît leur statut de présence. Ce statut doit pouvoir indiquer l’heure d’arrivée sur site, ainsi que l’heure de départ. Cela donne une tendance générale du temps passé sur chaque opération. Cette traçabilité est également indispensable en cas d’incendie par exemple, car vous savez précisément combien de travailleurs sont sur site et vous pouvez rapidement savoir s’ils manquent des personnes aux points de regroupement.
La dernière étape de la frise dont on a parlé précédemment est dédiée à l’évaluation de l’arrêt technique . Pour mener à bien cette étape, il est primordial de faire le point sur toutes les dimensions de temps d’arrêt, de nombre d’intervenants extérieurs, de diffusion des consignes de sécurité, de la réceptivité des travailleurs et des coûts globaux (frais de main-d’œuvre, achat ou location de matériel/équipement, frais de déplacement..). Pour une analyse complète et claire, il faut obtenir des rapports détaillés et organisateur du REX. Trop souvent, les industriels se basent sur des tableaux pour obtenir des rapports, mais il est très difficile de les tenir à jour et de s’assurer qu’il n’y ait aucune erreur.
Pour faciliter cette étape, l’utilisation d’un tableau de bord associé à vos solutions numériques QHSE est la meilleure solution. Ce dernier permet de réaliser une évaluation approfondie de l’arrêt technique afin d’identifier les points forts et les axes d’amélioration pour optimiser les performances des prochains arrêts. Cela peut inclure notamment l’identification de bonnes pratiques à généraliser (exemple : causeries sécurité), ou encore l’ajustement des processus et des procédures pour améliorer la gestion des intervenants (exemple : remontées terrain…).
Vous l’aurez compris, pour qu’un arrêt technique se déroule bien, il faut le préparer en amont et anticiper tous les besoins, humains et matériels. Et l’entreprise utilisatrice ne peut pas tout gérer seule. Dans un premier temps, elle doit faire appel à des Entreprises Extérieures qui ont des compétences aux siennes et qui lui permettront d’obtenir le nombre de travailleurs suffisants pour que l’arrêt technique ne s’éternise pas. Cela implique parfois, de faire appel à des intérimaires ou des prestataires parfois non-francophones qui auront besoin d’outils pour comprendre les consignes de sécurité afin de respecter la culture sécurité de l’entreprise utilisatrice et mener à bien les missions qui les concernent.
Découvrez comment la société Albioma , spécialisée dans la production d’énergie pour le compte d’EDF, prévient les situations à risque durant ses 3 arrêts techniques annuels impliquant plusieurs centaines d’intervenants, en digitalisant leur accueil sécurité.
«En utilisant Cikaba, nous faisons évoluer les accueils sécurité pour les adapter davantage aux interventions et aux spécificités de chaque métier.» G. Charles-Nicolas, responsable QHSE chez ALBIOMA GALION
