QHSE : la mauvaise idée de développer une solution interne
Ça y est, le grand jour est arrivé. Après plusieurs semaines de discussions impliquant votre équipe QHSE et votre DSI, vous avez tranché. Une équipe du service informatique sera dédiée au développement d’une solution afin de procéder à la digitalisation des processus de prévention.Comme cela, tout le monde sera heureux :
- L’équipe QHSE aura une solution conçue spécialement pour ses besoins
- La DSI travaillera sur un projet où ils choisiront librement leurs outils et méthodes de travail
- La Direction sera ravie de ne pas ajouter une ligne de dépenses à son bilan pour un énième logiciel
Mais lorsque le projet se concrétise, le choix de développer une solution interne peut rapidement s’avérer être une parfaite erreur, notamment lorsque les besoins métier liés à cette solution sont en constante évolution comme c’est le cas dans le domaine de la prévention des risques. Il est alors essentiel de considérer les implications de chaque partie prenante et les inconvénients d’une telle approche dans ce projet qui doit être envisagé à long terme. Dans cet article, nous explorerons les idées reçues sur le développement d’une solution en interne. Commençons par la première :
Idée Reçue n°1 : ma solution sera déployée plus rapidement
Vous pensez peut-être que votre service informatique interne comprendra immédiatement vos besoins en matière de formation en sécurité. Définir des besoins et les exprimer clairement auprès d’une équipe informatique est un véritable métier. Peut-être avez-vous déjà cette compétence en interne ou alors, vous engagerez un consultant (qui devra lui aussi être à l’aise avec votre organisation) pour vous accompagner dans ce début de projet. Ce dernier,devra être mené en plus des obligations du quotidien inhérentes à un service SST. Malgré ces difficultés, une fois le cahier des charges validé et défini, un temps de développement devra forcément être réalisé par vos développeurs ainsi que des phases de corrections suite aux retours de vos équipes QHSE. À ce moment-là, les délais peuvent rapidement s’allonger si certaines demandes avaient été oubliées ou ont été ajoutées en cours de route.Une solution Saas a l’avantage d’être déjà développée et donc de pouvoir être déployée rapidement. D’autant plus lorsque cette solution a déjà plusieurs années d’expérience et a déjà éprouvé des déploiements sur plusieurs centaines de sites. Une équipe support connaît la solution par cœur et permet de la configurer pour qu’elle s’adapte au mieux à vos besoins.
Idée Reçue n°2 : ma solution sera facile à prendre en main
Une autre idée reçue fréquente est que la solution interne que vous développez sera intuitive et facile à utiliser, car conçue sur-mesure. Cependant, la réalité est souvent très différente. Les solutions développées en interne ont l’objectif d’être très fonctionnelles et l’aspect UX (User Experience) est trop souvent mis de côté afin ne pas rallonger le projet. Et oui, si la solution est développée en interne, pourquoi s’embêter à concevoir une solution jolie et qui plaira à l’utilisateur ? Sans UX, il pourra s’avérer compliqué pour une personne non formée de prendre en main la solution. La personne présente lors de l’expression des besoins et du déploiement sera alors très à l’aise avec l’utilisation de la plateforme, mais qu’en sera-t-il demain, si cette même personne n’est plus là ? Qu’en sera-t-il si aucune documentation n’a été réalisée à ce moment-là ? Plus personne ne sera en mesure de répondre aux demandes des utilisateurs sans un gros projet de reverse engineering (qui, entre nous, ne souhaitons pas à vos équipes).Une solution conçue par une entreprise spécialisée aura l’avantage de s’appuyer sur des expertises internes pour concevoir un outil facile et rapide à prendre en main. La documentation et l’utilisation sera toujours alimentée et entretenue par le service support.
Idée Reçue n°3 : mes collègues pourront m’aider si j’ai un problème avec la plateforme
Une autre croyance répandue est que vos collègues pourront vous aider en cas de problème avec la plateforme interne. Le problème est que l’équipe dédiée au service informatique pour le déploiement de la solution sera affectée à un autre projet dès le déploiement réalisé. Pour tout bug ou question technique, votre interlocuteur sera alors injoignable ou une demande à son manager sera nécessaire.De plus, les systèmes internes peuvent être complexes, demander un support technique à vos équipes internes peut être inefficace et perturber leur propre travail. Nous en revenons à la même problématique qu’évoqué précédemment ; si la solution n’est pas maintenue et suivie régulièrement par une équipe technique, la connaissance peut rapidement être perdue.Les équipes supports dédiées de solutions saas sont là aussi un grand atout pour votre productivité quotidienne et sont en mesure de vous répondre dans les meilleurs délais.
Idée Reçue n°4 : ma solution pourra évoluer selon mes besoins
Il est également courant de penser que votre solution interne pourra évoluer au fil du temps pour répondre à vos besoins changeants. Cependant, la réalité est que le développement interne peut être lent puisque toute nouvelle demande devra être intégrée dans un planning souvent très fourni pour les équipes IT. Ce qui est d’autant plus problématique lorsque les retards dans les mises à jour peuvent laisser votre entreprise vulnérable aux risques.Les besoins en matière de formation évoluent, et il est difficile pour la DSI de suivre le rythme des mises à jour nécessaires pour maintenir la pertinence des formations QHSE. Cela peut exposer vos publics à des risques, car des informations obsolètes peuvent compromettre leur sécurité.Les solutions métier sont pensées pour répondre à ce type de besoins. La mise à jour d’un contenu peut être réalisée en une journée alors qu’elle pourrait prendre 6 mois dans une solution interne.
Idée Reçue n°5 : Mon logiciel en interne coûtera forcément moins cher
Enfin, une derniere idée serait de penser que le développement interne est la solution la moins coûteuse. Notamment sur le long terme.Comme évoqué précédemment, les coûts directs liés au développement de la solution doivent évidemment être pris en compte. Dans la plupart des méthodes de gestion de projet, on estime par ailleurs qu’un “abaque” de 20% supplémentaire peut être appliqué afin d’amortir les coûts directs non prévus initialement.Cependant, cela ne prend pas en compte les coûts indirects. Ces coûts doivent également être pris en compte tels que les besoins de maintenance, les mises à jour constantes, et le support technique qui peuvent s’accumuler rapidement.Investir dans un outil externe permet de bénéficier de leur expertise et de leurs ressources, qu’elles soient technologiques ou humaines. Le prestataire aura ainsi la charge de maintenir la solution et d’assurer un service en cas de problème, tout cela compris dans un abonnement sans mauvaise surprise.
En conclusion, il est important de remettre en question ces idées reçues sur le développement d’un outil interne pour la formation en sécurité. Les problèmes de maintenance, de personnalisation, d’engagement des employés, de suivi, d’évolutivité et de gestion en cas de panne sont autant de raisons de considérer une solution externe. Investir dans une solution adaptée peut renforcer la sécurité de votre entreprise et vous aider à rester conforme aux réglementations en constante évolution.Pour aller plus loin, en cas de réussite et de déploiement sur d’autres sites avec de nouveaux besoins et de nouvelles contraintes, la scalabilité de la solution n’aura sans doute pas été envisagée en conception du projet.Le choix d’une solution métier sur un modèle Saas apporte tous les bénéfices attendus par le développement d’une solution interne. Malgré l’investissement initial qui peut apparaître comme un nouveau poste de dépense, nos clients estiment un rapport de ROI sur leur investissement qui s’élève jusqu’à 13 fois le montant investi.
