Les enjeux majeurs de la digitalisation des processus QHSE

La digitalisation a transformé de nombreux secteurs d’activité, et le domaine QHSE n’échappe pas à la règle. Une prise de conscience croissante pousse de plus en plus d’entreprises à numériser leurs processus QHSE pour améliorer leur efficacité, leur conformité réglementaire et leur performance globale. Découvrez les principaux enjeux de la digitalisation des processus QHSE et ses avantages. 

Pourquoi digitaliser vos processus QHSE ?

De nombreuses entreprises utilisent encore le format papier pour leurs processus QHSE, mais celui-ci peut s’avérer être contraignant et bien moins efficace que le format digital.  

Les inconvénients du papier et outils inadaptés

• Archivage impossible : 

L’archivage papier des documents d’entreprise peut être difficile à tracer et compromet la conformité réglementaire. Il nécessite de l’espace physique et peut entraîner une dispersion des documents lors des évolutions de l’entreprise. De plus, la récupération des documents en cas de sinistre n’est pas garantie. En outre, le suivi et le pilotage des projets deviennent compliqués, que ce soit avec du papier ou des logiciels tableurs bureautiques classiques. 

• Pilotage et suivi difficile : 

Utiliser du papier ou des tableurs pour le pilotage et le suivi des projets vous confronte à de nombreuses difficultés. Le papier se détériore avec le temps et l’accès aux informations peut être difficile. La classification des documents peut varier d’un service à un autre, ce qui ralentit le pilotage des projets et crée un casse-tête organisationnel. Les tableurs, comme Excel, sont sujets à de nombreuses erreurs, ce qui entraîne des heures de manipulation et de ressaisie. De plus, la centralisation des données est difficile, car chaque salarié peut enregistrer des feuilles de calcul en local sur son poste de travail, ce qui rend difficile l’accès aux modifications et aux informations importantes effectuées par les autres collaborateurs. Cela limite ainsi la collaboration en temps réel, augmente les risques d’erreurs et donc ralentit les processus décisionnels. Il est alors nécessaire d’éliminer ces contraintes pour améliorer la réactivité et la collaboration des équipes. 

Maintenant que nous avons pu voir les différentes contraintes du format papier pour vos processus QHSE, intéressons-nous aux avantages du format digital.

Les avantages d’un outil numérique 

La digitalisation des processus QHSE offre de nombreux avantages par rapport à l’utilisation du papier :

• Gain de temps au service de la proximité terrain

L’intégration numérique dans l’entreprise permet aux salariés de gagner du temps en évitant les multiples saisies et en accédant plus rapidement aux informations. Cela permet aux managers de passer plus de temps sur le terrain et à l’équipe QHSE d’améliorer la sensibilisation à la sécurité. 

• Renforcement de la culture SST et QHSE

Une culture sécurité solide a pour vocation de protéger chaque membre de l’équipe, en renforçant le dialogue et l’échange entre les travailleurs et les responsables QHSE. Cela favorise ainsi leur implication et leur conscience des problématiques de votre organisation. Ils seront alors capables de se projeter, d’appliquer les consignes et de partager avec vous des informations sur différents sujets.

• Accessibilité

Avec une solution SaaS, toutes les données sont stockées électroniquement. Votre équipe QHSE y accède en temps réel, 24/7, depuis n’importe quel appareil (smartphone, PC, tablette…) connecté à internet. Les publics externes peuvent également accéder aux processus QHSE à distance ou sur site via un lien web ou en flashant un QR code. 

•  Meilleure traçabilité et conformité à vos obligations réglementaires

La digitalisation permet aux entreprises d’assurer une traçabilité complète des processus, de la collecte des données à la prise de décision. Cela leur permet de se conformer aux réglementations en matière de sécurité, d’environnement et de santé en suivant et en rapportant les données nécessaires aux autorités compétentes. En fournissant les bonnes informations en temps réel, vous évitez les sanctions pénales potentielles telles que contraventions et amendes. 

• Pilotage multi-sites

Avec une solution digitale, vous pouvez gérer plusieurs sites depuis une même plateforme et favoriser la collaboration au sein de votre équipe grâce à la centralisation des données. Cela vous offre une meilleure visibilité et un suivi plus efficace, permettant aux responsables de différents sites de suivre l’état des processus et d’identifier rapidement les opportunités d’amélioration. De plus, vous pouvez uniformiser les processus QHSE tout en tenant compte des spécificités de chaque site et du personnel en place.

Les bonnes pratiques pour digitaliser vos processus QHSE 

Préférez la simplicité et l’ergonomie 

Optez pour des solutions QHSE faciles à utiliser au quotidien. Une interface intuitive réduit les erreurs, les coûts de formation et favorise la satisfaction des utilisateurs. Les infrastructures SaaS permettent une grande simplicité d’utilisation en évitant les installations et mises à jour de logiciels, tout en offrant une navigation flexible et une personnalisation des fonctionnalités. 

Optez pour la sécurité et la qualité 

Choisissez une solution QHSE qui utilise un Cloud souverain hébergé dans des datacenters français, offrant une haute disponibilité et une sécurité conforme aux normes internationales. Vérifiez la conformité de la solution en recherchant des certifications telles que l’ISO 14001 pour l’environnement, l’ISO 9001:2015 pour la qualité, l’ISO 50001 pour la gestion de l’énergie, et l’ISO 27001 pour la sécurité de l’information. Ces certifications garantissent la qualité, la crédibilité et la sécurité des données de l’entreprise éditrice de la solution utilisée.

Choisissez la performance et l’évolutivité

Les solutions SaaS offrent une flexibilité et une interopérabilité, facilitant l’intégration avec vos systèmes existants. Elles permettent une exécution plus rapide et efficace des processus, réduisant les erreurs et les retards. Veillez à la présence d’un service client personnalisé pour assurer un support régulier et une mise à jour de vos processus QHSE.

Favorisez la personnalisation 

Lorsque vous cherchez une solution pour digitaliser vos processus QHSE, il est primordial de privilégier certains critères, comme la personnalisation de vos messages de prévention en fonction des publics, des sites, de votre actualité… 

Privilégiez la bonne compréhension de vos publics

Il est également important de choisir une solution qui permette de s’assurer de la bonne compréhension des consignes de sécurité par vos publics, en testant leurs connaissances avec des quizz par exemple. 

Les pièges à éviter concernant les solutions du marché

Une multitude de solutions s’offrent à vous : il vous reste maintenant à choisir la plus adaptée à vos besoins. Attention, évitez les solutions digitales non dédiées aux processus QHSE ! 

Processus de diffusion de vos consignes de sécurité 

• Le LMS (Learning Management System)

Les LMS ne répondent pas aux besoins QHSE car ils nécessitent une inscription en amont avec des informations personnelles (nom, prénom, e-mail), ce qui est contraignant pour les prestataires externes par exemple. Ils ne permettent pas de centraliser les indicateurs métier ni de partager les informations avec d’autres membres de l’équipe. De plus, ils ne prennent pas en compte les besoins individuels, limitant ainsi la personnalisation des contenus et l’engagement des utilisateurs.

• PowerPoint 

PowerPoint limite la transmission de la culture de sécurité. En effet, il n’a pas la fonctionnalité permettant de tester les connaissances des différents publics. Il ne propose pas non plus de traçabilité des formations QHSE, ce qui est pourtant essentiel pour l’amélioration des processus et la conformité réglementaire. Par exemple, vous ne pourrez donc jamais accéder aux informations suivantes : qui a vu la présentation, son temps de consultation, le résultat obtenu au test d’évaluation, le nombre de tentatives, la date et l’heure de passage…
Enfin, avec PowerPoint, la personnalisation des formulaires est limitée, et vous êtes obligé de multiplier les outils (croisement avec un tableau Excel par exemple), ce qui peut occasionner une perte de données. De cette façon, vous perdez aussi beaucoup de temps.

Processus d’évaluation de la compréhension des consignes

• Google Forms

Google Forms ne possède pas certaines fonctionnalités telles que la création de formulaires d’émargement multiples et l’analyse approfondie des résultats. La traçabilité des sensibilisations est également problématique : lorsque des questionnaires sont complétés, vous pouvez récupérer les adresses mails des participants (seulement s’ils ont accepté votre politique de confidentialité RGPD) mais pour pouvoir les intégrer à votre base de données vous êtes obligé de toutes les télécharger. Aussi, dès lors que le questionnaire est terminé et que vous le supprimez, toutes les données sont perdues. 

• Power BI

Power BI offre de nombreuses fonctionnalités (tableaux de bord, alertes…), mais c’est un outil complexe à utiliser et qui nécessite un paramétrage approfondi. De plus, avec Power BI, vous êtes obligé de modifier vous-même les dashboard, indicateurs, alertes…, ce qui entraîne un grand risque d’erreurs dues à de mauvaises manipulations. En plus d’une interface volumineuse, Power BI nécessite de multiplier différents outils pour réussir à exploiter tout le potentiel de vos données : remontées terrain, accidentologie, données RH…Power BI est un outil générique pour l’analyse de données et en aucun cas spécialisé pour les processus QHSE. Ces derniers sont difficilement optimisables dans leur globalité.

Ainsi, la digitalisation des processus est une véritable révolution dans le domaine QHSE, présentant des avantages indéniables. En faisant le choix judicieux de solutions adaptées, les entreprises peuvent améliorer les performances, la sécurité et la conformité de toute organisation. En simplifiant les tâches, en optimisant l’efficacité et en délivrant des données précieuses, cette transformation numérique révolutionne la manière dont nous travaillons, interagissons et créons de la valeur.