Interventions Extérieures : les documents obligatoires pour votre conformité réglementaire

Dans le cadre d’intervention extérieure, l’entreprise utilisatrice se doit de compléter un certain nombre de documents. C’est au nombre de 8 qu’ils se comptent, découvrez-les à travers notre infographie.

Cahier des charges

Sa rédaction doit être anticipée et doit précisément traduire les besoins de l’Entreprise Utilisatrice. Pour ce faire, les opérations à réaliser doivent être clairement identifiées et une étude des risques liés à l’environnement doit être menée.

Inspection Commune Préalable

C’est l’entreprise utilisatrice qui doit organiser l’Inspection Commune Préalable afin d’instaurer le dialogue et de préparer les opérations. Cet échange doit être fait au minimum 3 jours avant le début des travaux.

Mode Opératoire

Durant l’Inspection Commune Préalable, les entreprises réfléchissent au contenu du Mode Opératoire. Dans ce dernier, les entreprises décrivent les instructions de travail pour chaque tâche effectuée afin d’identifier les dangers et risques associés.

Documents intervenants extérieurs

En amont des interventions, les entreprises extérieures doivent fournir au donneur d’ordre tous les documents nécessaires à la prévention des risques liés à la coactivité. Ces documents dépendent de l’activité et des installations prévues : document d’identité et contrats de travail des intervenants, CACES, habilitations…

Documents Engins, Véhicules et Matériels

Les chantiers de coactivité impliquent souvent l’utilisation d’engins, véhicules et/ou matériels. Et comme pour les intervenants extérieurs, il est impératif que l’entreprise utilisatrice reçoive les documents justifiant leur état.

Rédaction et validation du plan de prévention

Conformément au décret 92-158 du 20 février 1992, les parties prenantes doivent conjointement formaliser le Plan de Prévention (PDP), une fois les risques identifiés durant l’Inspection Commune Préalable. Pour rappel, le PDP formalise la coactivité des EU et EE, et non les risques individuels propres à une entreprise comme le fait le DUERP.

Il est obligatoire selon deux cas de figure :
• pour toute opération d’une durée annuelle supérieure à 400 heures de travail (cela peut
représenter 40 interventions de 10 heures pour une même entreprise),
• pour toute opération comportant au moins un des travaux dangereux définis dans
la liste des travaux pour lesquels il est établi par écrit un Plan de Prévention
(Article R. 4512-17).

Obtenez plus d’information sur le PDP ici

Information Préalable

Une fois que le PDP est rédigé et validé, le responsable de l’Entreprise Extérieure doit donner ce que l’on appelle une “information préalable” à ses salariés et à tous les sous-traitants auxquels il pourrait faire appel pour intervenir sur le site de l’EU (transporteurs, prestataires…), et à tout intervenant qui n’était pas présent durant l’Inspection Commune Préalable.

Plan de Prévention

L’organisation des travaux initialement prescrits peut faire face à divers aléas. C’est pourquoi il est très important pour l’EU de définir un référent qui va suivre les travaux et permettre d’ajuster le PDP ou de réaliser un avenant au PDP initial pour y ajouter d’autres mesures de prévention des risques. L’intervention prescrite doit impérativement correspondre au travail réel effectué et renseigné dans le PDP.

Durant l’intervention d’Entreprise Extérieure, il est primordial pour le donneur d’ordre de recevoir tous les documents cités précédemment afin d’être en conformité avec la loi. Pour vous aider à centraliser tous ces documents et garantir une traçabilité en cas d’audit, vous pouvez vous aider d’une solution digitale.