Pourquoi Google Forms n’est pas adapté à vos questionnaires QHSE ?

À l’heure où l’ancrage sécurité est une priorité pour chaque entreprise, est-il vraiment judicieux d’utiliser un outil dédié exclusivement à la création d’enquêtes et de formulaires en ligne ?

Diffusion des consignes de sécurité : Google Forms ou Cikaba CAST ?

Réaliser des feuilles d’émargement multiples

Google Forms se prête à la création de formulaires, c’est d’ailleurs son mais principal et les préventeurs peuvent ainsi en préparer des personnalisables. Utilisé principalement pour réaliser des remontées terrain ou bien la préparation de causerie, l’outil ne semble cependant pas s’adapter parfaitement à vos besoins.

Rentre alors en jeu, Cikaba CAST , une solution 100% personnalisable qui s’adapte à votre entreprise, vos publics, vos besoins. Au-delà de la diffusion d’un simple questionnaire, Cikaba CAST vous permet de collecter les informations de tous vos participants grâce à un formulaire sécurisé. Vous pouvez alors créer des formulaires d’émargement personnalisés (nom, prénom, photo, signature…) en 1 clic pour tous vos publics. Enfin, ce formulaire d’émargement vous fait gagner du temps puisqu’il est possible de le faire passer à plusieurs personnes en même temps. Alors, si vous accueillez un groupe, il vous sera possible de faire suivre les consignes à tous les membres instantanément, plutôt qu’ils le consultent individuellement au fur et sur mesure. 

Assurer l’ancrage des consignes

Contrairement à Cikaba CAST, Google Forms n’est pas aussi performant sur cette étape d’assimilation et d’ancrage bien que l’outil réalise des QCM intégrant différents types de questions incluant des médias (vidéos, échelle de notation image..). 

Cikaba CAST fait alors réellement la différence car la solution permet de faire monter en compétences vos publics en diffusant l’intégralité des consignes de sécurité et en variant les formats (vidéo, voix-off…). Cela favorise notamment l’ ancrage de vos consignes et permet à vos publics de profiter d’un nouveau format plus ludique grâce auquel les accueils sécurisés ne sont plus un fardeau. En effet, la solution boucle la procédure en vérifiant la bonne assimilation des informations diffusées grâce à un test de connaissances ludiques , incluant des questions éliminatoires ainsi qu’un score de réussite.pour chaque participant. Enfin, vous pouvez définir une date d’expiration de la sensibilisation HSE, qui vous permet de vous assurer que tous vos publics ont bien validé leur accueil sécurité avant de pénétrer sur votre site.

Analyser les résultats

L’étape d’analyse est essentielle pour chaque préventeur. Ou si vous travaillez sur Google Forms pour vos sensibilisations HSE, vous êtes rapidement limité. En effet, l’outil restitue les résultats sous forme de graphiques, mais si vous souhaitez pousser leur analyse alors vous devrez compléter Forms avec Excel ou Sheets et donc multiplier les outils. Cela représente pour vous une perte de temps conséquente.

 
La solution Cikaba CAST est davantage adaptée car les préventeurs accèdent directement aux résultats dans un seul espace. De plus, la solution offre une vision multisites grâce à un tableau de bord personnalisé. Dans ce dernier, vous pouvez également définir différents niveaux d’accès aux parcours selon les sites, les équipes et les publics, ce qui facilite les échanges entre vos équipes. Vous y trouverez toutes les données importantes pour chaque typologie de public visé par vos sensibilisations.

Assurer la traçabilité des sensibilisations

Avec Google Forms vous pourrez récupérer les adresses mail des participants, mais vous nécessiterez toutes les télécharger puis les intégrer manuellement dans votre base de données. Aussi, dès que le questionnaire est terminé et que vous le supprimez, toutes les données seront perdues.

Chaque passage réalisé avec Cikaba CAST est automatiquement enregistré avec les informations personnelles renseignées et conservées aussi longtemps que vous l’aurez décidé. Pour chaque individu, vous avez accès au nombre de tentatives, au temps de passage, aux questions bloquantes, au score de réussite… Cela vous permet de mieux contrôler les passages et d’analyser vos actions de prévention HSE dans le but de les optimiseur. Vous pouvez également paramétrer l’envoi automatique d’une attestation de réussite à chaque passage. De plus, Cikaba CAST est capable de reconnaître une personne qui a déjà passé sa sensibilisation.Dans ce cas, la solution lui signale, lui laissant la possibilité de repasser la formation ou non. Dans le cas contraire, si la formation n’est plus valide, il est possible de programmer des relances automatiques pour rappeler à vos publics de la repasser.

Une expérience client unique

Fondamentales pour vous, l’expérience client et l’image de marque ne doivent pas être négligées. Avec l’utilisation de Google Forms, il vous sera difficile, voire impossible de personnaliser vos formulaires car vous serez limité sur l’affichage de votre logo (emplacement) ou encore sur la personnalisation des formulaires (le rendre nominatif).

En revanche, avec Cikaba CAST vous pouvez paramétrer des mails personnalisés aux couleurs de votre entreprise et envoyer les attestations de réussite selon vos différents parcours (accueil transporteurs, visiteurs…). Ainsi, chaque envoi est totalement personnifié de votre côté et du côté de l’utilisateur car ses informations personnelles apparaissent automatiquement grâce à la saisie complétée précédemment pour passer son accueil sécurité.

Renforcer l’accessibilité

Google Forms est accessible en ligne à tout moment via l’envoi d’un email, lien ou site internet ou encore via les réseaux sociaux.

Quant à la solution Cikaba CAST, elle peut elle aussi être accessible 24/24h, 7J/7 via un lien web sur n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette, prise à l’accueil) mais aussi en flashant un QR code affiché au poste de garde directement depuis une tablette ou un smartphone. Ainsi, vos publics peuvent suivre la formation en présentiel ou bien à distance selon leurs besoins. 

Assurer la sécurité, la conformité et la confidentialité des données

Google Forms applique une sécurité par défaut pour vous protéger des logiciels malveillants et assurer leur conformité par le biais de contrôles indépendants.

De son côté, Cikaba utilise un Cloud souverain hébergé dans des datacenters français , les données sont hautement disponibles, sécurisées et géographiquement distinctes, assurant alors une sécurité conforme aux normes internationales. Conscient de l’importance de la sécurisation et de la confidentialité des données, Cikaba a instauré une politique sécuritaire bien ancrée. La solution est notamment certifiée ISO 14001, 9001:2015, 5001 et 27001.  Exploitant une infrastructure SaaS, les utilisateurs de Cikaba CAST n’ont aucun logiciel à installer ou de mise à jour à faire. Aussi, la solution répond parfaitement aux règles RGPD, car dès la conception de votre solution, la prise en compte des concepts dela protection des données est appliquée, tout comme l’ application des protocoles SSL .

Accéder à un service support 5 jours sur 7

En cas d’interrogation lors de la création du formulaire Forms, vous n’aurez accès qu’à l’assistance en ligne de Google Drive. Vous devrez alors réaliser vos recherches via le forum et faire le tri dans toutes les catégories en espérant trouver une réponse adaptée.

Avec Cikaba vous bénéficiez d’une équipe support du lundi au vendredi. Cela vous permet d’avoir un contact écrit ou téléphonique dès que vous en ressentez le besoin. Vous pouvez notamment compter sur cette équipe pour vous accompagner dans la prise en main de la solution ou encore pour vous aider dans l’ analyse de vos données .

Cikaba Cast a été pensé exclusivement dans une démarche de prévention au service des préventeurs. Ses principaux objectifs sont donc de faire gagner du temps, renforcer les dispositifs de prévention des risques, booster le pilotage des processus QHSE et respecter la conformité et la traçabilité des données. 

Dans le cadre de la diffusion des consignes de sécurité, vous avez peut-être aussi pensé à utiliser un Learning Management System (LMS). Comme son nom l’indique, un LMS n’est pas un outil dédié aux processus QHSE. Découvrez ensemble les avantages de Cikaba CAST par rapport au LMS.