Les processus QHSE que vous devez absolument digitaliser

Aujourd’hui, la digitalisation s’est imposée comme un incontournable dans le monde des entreprises. Ces dernières ont compris l’enjeu pour leur activité et les bénéfices qui en découlent et ne peuvent plus s’en passer. Mais alors, qu’en est-il des processus QHSE ? Nous partageons avec vous les processus QHSE à digitaliser en priorité ainsi que les avantages du digital pour chacun d’eux.

Accueil sécurité

Digitaliser votre accueil sécurité revient à faciliter la transmission, le suivi et la traçabilité des passages de vos différents publics (visiteurs, transporteurs, Entreprises Extérieures, nouveaux arrivants…). 
En effet, la transmission est plus accessible car la digitalisation vous permet de personnaliser vos contenus selon :

• la langue parlée par vos différents publics, 
• les missions effectuées grâce à des formats d’animation variés (vidéos, voix-off, animation…).

Avec la digitalisation vous dites enfin adieu à vos diaporamas monotones !

Côté suivi et traçabilité, la digitalisation a l’avantage de vous donner une vision globale et en temps réel des passages de tous vos publics. En effet avec l’intégration du digital, vous pouvez accéder facilement aux attestations de réussite qui prouvent le passage et la validation des accueils sécurité et vous avez la possibilité d’obtenir des informations supplémentaires telles que, le temps passé ou encore le nombre de tentatives réalisées. Ces informations sont particulièrement intéressantes pour analyser et améliorer vos actions QHSE.

Accueil au poste

Pour éviter les situations à risques, il est nécessaire d’accueillir correctement vos nouveaux arrivants (salariés, stagiaires, apprentis, alternants, intérimaires…).
Cela requiert, un accueil au poste personnalisé, mettant en avant les consignes de sécurité ou encore les procédures d’urgence à respecter selon le poste occupé. Il ne faut pas oublier que vos nouveaux arrivants sont totalement novices et n’ont donc pas les codes de votre structure. 

Avec la digitalisation, vous transmettez facilement votre culture sécurité et vous conservez chaque information transmise aux nouveaux arrivants. Vous êtes également capable de vérifier la compréhension de ces derniers et vous vous assurez qu’ils sont capables de travailler dans de bonnes conditions pour garantir leur sécurité, mais aussi celle de leurs homologues.

Causeries

Ce processus QHSE est un moment de partage entre vos collaborateurs et leur responsable QHSE. Ces derniers ont l’occasion de faire part de leurs expériences passées et de trouver ensemble des solutions adaptées aux situations mentionnées et d’améliorer les procédures déjà en place.
En digitalisant ce processus, vous allez faciliter sa préparation et sa diffusion. En effet, le digital va vous permettre de réaliser des supports visuels plus attractifs et plus courts ! Le fait que la durée soit diminuée, il vous sera plus facile d’en organiser plus régulièrement tout en passant plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Registre visiteurs

Également appelé registre des entrées et sorties, la digitalisation de ce document favorise la maîtrise des flux de personnes en temps réel et assure une traçabilité optimale de tous vos publics.
La sécurité sur votre site est donc renforcée car vous êtes capable de savoir instantanément qui est encore présent grâce à votre tableau de bord sur mesure. Ce dernier est primordial pour tracer chaque mouvement et vous indique précisément les heures d’arrivée et de départ. Ces informations permettent à votre entreprise de répondre à ses obligations réglementaires et de respecter la réglementation RGPD car vous assurez la protection des données personnelles de tous vos publics.
De plus, digitaliser vos entrées/sorties permet à votre entreprise de valoriser son image de marque. En effet, vos différents publics bénéficient grâce à votre solution digitale d’un accueil moderne dans lequel l’identité visuelle de votre entreprise est valorisée et qui s’adapte aux origines de vos publics grâce à la fonctionnalité multilingue.

Remontées terrain

Les remontées terrain permettent d’identifier des situations à risques présentes au sein de votre entreprise. Avec une technologie digitale, vous pouvez enfin collecter, visualiser et traiter plus rapidement vos remontées terrain. Une solution digitale vous permet de collecter plus facilement vos remontées terrain grâce à un formulaire entièrement personnalisable. Vous êtes alors capable de : 

• Collecter les informations que vous souhaitez (type d’événement, gravité, photo..)
• Personnaliser les types de champs (case à cocher, textes…)
• Intégrer des formulaires dynamiques (capables de s’adapter en fonction du poste, complétion par des tiers…)
• Illustrer les questions pour une meilleure compréhension (image, échelles à chiffres, smileys…)
• Paramétrer des champs obligatoires ou optionnels.

 Du côté de la vision en temps réel, la digitalisation va vous donner l’opportunité de consulter :

• vos données déclaratives qui s’enregistrent automatiquement grâce à vos formulaires (risques par zone ou profil, causes des événements…),
• vos données uniformisées avec des listes de vérification numériques,
• vos données compilées dans un tableau de bord selon les indicateurs que vous aurez définis.

Enfin le traitement de vos remontées terrain est facilité par ce tableau de bord qui vous permet de suivre l’occurrence et/ou la récurrence des mots présents dans les descriptions des situations dangereuses. Ces dernières sont repérées alors plus rapidement et vous êtes capable d’adapter votre politique QHSE en conséquence.

Sécurité alimentaire

La sécurité de l’hygiène alimentaire s’adresse au secteur de la restauration, aux industries agroalimentaire mais aussi aux collectivités et établissements d’hébergement collectif ou encore au PME. Chacune de ces entités à le devoir d’assurer la salubrité de ses aliments.
Pourtant il n’est pas rare d’entendre parler d’intoxication alimentaire. Pour pallier ce problème, la digitalisation peut vous aider à transmettre plus facilement les BPF (Bonnes pratiques de fabrication) et les BPH (Bonnes Pratiques d’Hygiène) auprès de vos salariés.

Avec une formation digitale vous pouvez envoyer automatiquement vos consignes, former vos publics avant leur entrée sur site grâce à un simple lien web et une connexion internet. À l’issue des formations, le digital vous donne l’opportunité de vérifier l’assimilation des BPF et BPH grâce à la réalisation de test d’évaluation pour lequel vous définissez des questions éliminatoire et un score de réussite minimum. 
Côté conformité, vous assurez à votre entreprise un enregistrement de tous les passages dans un seul espace sécurisé dans lequel vous retrouvez toutes les formations d’hygiène de tous vos publics sur sites (salariés, visiteurs…) et vous avez même la possibilité de programmer des relances d’expirations quand les formations arrivent à échéance.


Globalement, lorsque vous digitalisez vos processus QHSE, vous permettez à votre entreprise de transmettre sa culture sécurité plus facilement et obtenir des publics plus réceptifs grâce au côté ludique des formations et des échanges. Votre entreprise bénéficie également d’une traçabilité sans pareil lui permettant de démontrer sa conformité réglementaire plus aisément. La digitalisation vous intéresse ?