Comment mettre en place un processus standardisé de remontées terrain ?

Situation à risque, dysfonctionnement, non-conformité, presqu’accident, accident du travail, maladie professionnelle, problème environnemental… Bien qu’ils soient parfois temporaires, tous ces événements représentent des informations stratégiques pour votre entreprise. L’identification du contexte de la survenue de ces signaux faibles vous permet d’affiner votre politique de prévention des risques.

Cependant, il peut vite devenir difficile d’organiser et tracer toutes ces données, de remonter à la source d’un incident. Alors comment organiser les remontées terrain sans perdre de temps ni d’informations ?

Les remontées terrain au service de votre démarche d’amélioration continue

En tant qu’employeur, assurer une remontée efficace de tous les événements indésirables vous permet de :

-réduire les risques,

-fidéliser vos salariés en améliorant leurs conditions de travail,

-réduire les coûts (AT,  MP, matériel…),

-évaluer vos actions de prévention,

-améliorer vos processus QHSE,

-mettre à jour vos documents QHSE.

Impliquez tous vos salariés dans la collecte des remontées terrain

Chaque salarié doit devenir acteur de sa propre sécurité et de celle des autres. Les personnes en permanence sur le terrain sont particulièrement à même d’être témoin ou d’identifier ces évènements. C’est pourquoi il est très important de les engager dans la démarche. Pour que la démarche soit pérenne, il faut aussi impliquer les membres du CSSCT. En effet, les informations remontées par les salariés participent à alimenter leurs réunions.

Si vous vous lancez dans les remontées terrain collaboratives, pour inciter les salariés à participer, vous pouvez organiser plusieurs challenge sécurité dans l’année avec des objectifs. A terme, il est important que le respect du processus de remontée terrain deviennent un réflexe chez chacun d’entre eux.

Identifiez et formalisez vos remontées terrain

L’objectif est de faciliter l’identification de la remontée avec une description explicite de la situation dangereuse rencontrée. 

Pour cela, il faut élaborer un formulaire unique, clair et précis correspondant à vos besoins. Le contenu devrait comprendre à minima les questions suivantes :

• Quel est le risque rencontré ? (chute de hauteur, collision, stress…),
• Combien de personnes sont impliquées ?
• Qui a été concerné ? (nom de la ou des personnes impliquées),
• A quel moment ? (date et heure),
• A quel endroit ? (lieu de l’évènement : atelier, zone de chargement et déchargement, poste de garde…),
• Dans quelle situation ? (déplacement piéton, chargement/déchargement…),
• Quelle est la cause ? (manque de compréhension des consignes de sécurité, tâche non prévue…),
• Quelles sont les mesures à mettre en place pour éviter l’incident à l’avenir ?

Assurez-vous de pouvoir faire évoluer votre formulaire au fur et à mesure de vos retours d’expérience.

Assurez-vous aussi de pouvoir remonter à la source de l’incident.

Le formulaire doit être facilement accessible à chacun et rapide à remplir, idéalement, en moins d’une minute. Il peut être intéressant d’afficher un QR code vers le formulaire dans les différentes zones de votre entreprise par exemple.

Il peut être pertinent d’offrir la possibilité de joindre une photo pour accompagner le formulaire afin de compléter la remontée avec des éléments visuels au plus proche du terrain.

Assurez la collecte et la traçabilité des remontées terrain

L’équipe QHSE doit être alertée en temps réel de toute remontée terrain afin de lancer immédiatement des actions correctives pertinentes auprès des équipes concernées.

Pour cela, votre outil de remontée terrain doit vous permettre de réaliser des rapports statistiques et recevoir des alertes automatiques.

Vous devez pouvoir accéder rapidement à toutes les informations sans limite de durée.

Toutes les informations remontées doivent être tracées et centralisées au même endroit, et facilement accessibles à tout moment, en cas d’inspection, d’ audit ou de certification par exemple.

Analysez efficacement vos remontées terrain

L’objectif est d’analyser les remontées terrain pour comprendre les causes à l’origine des évènements indésirables. Le traitement des données doit s’intégrer dans une démarche d’amélioration continue au service de la Sécurité, Qualité, Hygiène et Environnement.

Une fois les causes identifiées il faut définir un plan d’actions correctives et préventives pour prévenir d’autres évènements indésirables similaires dans le futur. Les actions peuvent être organisationnelles, techniques, humaines… Tous les Facteurs Humains et Organisationnels (FHO) doivent être pris en compte.

Vous devez prioriser et traiter les remontées d’informations de façon coordonnée avec les différentes équipes concernées (SST, production, la maintenance…).

N’oubliez pas dans votre processus d’intégrer dans les documents QHSE (DUERP, PDP, PDS…) les nouvelles actions de prévention qui ont été définies. Une fois les données analysées, il est important de réaliser un feedback aux lanceurs d’alerte dans un objectif de maintenir la dynamique des remontées d’informations.

Pensez donc collaboration, réactivité et visibilité !

Partagez vos retours d’expérience des remontées terrain

Une fois les informations collectées et les actions correctives déployées, il faut les communiquer en interne pour en faire profiter toutes les équipes de l’entreprise. Tout l’intérêt des remontées terrain réside dans la communication entre les collaborateurs évoluant sur le terrain et ceux du siège social. Centraliser les données dans un même espace est alors primordial pour éviter la communication dispersée.

Et si digitaliser la collecte des remontées terrain était la solution pour évaluer vos actions de prévention ?