Michelin digitalise son accueil visiteurs avec Cikaba

Un accueil visiteurs dans contexte de forte affluence chaque année

Au siège de Michelin des Carmes à Clermont-Ferrand, on compte en moyenne 45 000 visiteurs par an. L’accueil de ces visiteurs représente donc un enjeu pour les hôtes et hôtesses d’accueil qui doivent fluidifier les entrées sur le site, tout en veillant à la qualité de l’accueil pour chacun.

Il est donc prioritaire pour Michelin d’assurer la sécurité de ses visiteurs.

À l’origine, l’entreprise utilisait une application « Welcome to Michelin » qui permettait d’inviter le visiteur et envoyer des documents par e-mail.

Un enjeu de traçabilité des passages de l’accueil visiteurs

Comment s’assurer que 100 % des visiteurs sur le site aient

L’équipe Michelin ne pouvait pas garantir que le visiteur ait bien pris connaissance des consignes de sécurité via son application. Il était alors crucial d’avoir un processus qui soit le plus fiable et moderne possible.

Avec Cikaba, nous assurons maintenant une traçabilité à 100 %. Frédéric Lorphelin, Directeur des sites tertiaires et Directeur immobilier France, chez Michelin

Assurer la sensibilisation des visiteurs avant leur arrivée sur site

Dans le but de fluidifier l’accueil sécurité, Michelin a choisi de le digitaliser. Ainsi, l’accueil sécurité est désormais disponible via un simple lien web et les visiteurs peuvent y accéder facilement depuis leur smartphone, tablette ou PC avant même leur venue sur le site.

Pour réaliser l’accueil sécurité dans les meilleures conditions, les visiteurs doivent s’enregistrer en amont en complétant un formulaire en ligne. Ce dernier est totalement personnalisable en fonction des besoins de l’entreprise (nom, prénom, signature, entreprise, photo…)

Les visiteurs passent ensuite un test de connaissances qui certifie que les consignes ont bien été comprises. Les informations sur chaque visiteur remontent instantanément dans le tableau de bord accessible selon différents rôles (manager ou administrateur) au sein des équipes Michelin.

Fluidifier l’accueil visiteurs sur site le Jour J

Le jour de sa visite, le visiteur donne son nom aux hôtes et hôtesses d’accueil, qui vérifient le passage et la validation des consignes depuis leur tableau de bord. Un badge est ensuite remis au visiteur qui est autorisé à entrer sur le site.

La solution a aussi été utile durant la pandémie de COVID-19, permettant d’actualiser très rapidement les consignes en fonction des directives gouvernementales.

Travailler avec Cikaba nous a permis de nous libérer de ces problématiques et d’assurer une fiabilité en termes de contrôle et de traçabilité sur l’ensemble de nos entrants sur nos sites.

Efficacité et traçabilité optimisée

En termes d’efficacité, Michelin a constaté que la diffusion des consignes en amont de la venue des visiteurs sur le site permet une meilleure fluidité.

Le suivi est quant à lui simplifié, car les données des visiteurs remontent automatiquement dans un tableau de bord.

Les équipes Michelin passent également moins de temps sur la gestion administrative de l’accueil sécurité. Grâce à une prise en main rapide de la solution Cikaba, elles peuvent ainsi consacrer plus de temps à leurs autres missions.

De son côté, la traçabilité est, elle aussi, renforcée. Terminé les feuilles volantes et les pertes de données : le tableau de bord et les exports de données sous Excel ou PDF certifient que 100 % des visiteurs ont passé leur accueil.

Le bénéfice a été d’assurer une traçabilité à 100 % de nos visiteurs et de nous assurer que tous les visiteurs qui entrent sur le site des Carmes ont bien pris connaissance de nos consignes de sécurité.

Flexibilité et Modernité

En plus d’être accessible sur smartphone, tablette ou PC, l’accueil sécurité est disponible 24 h/24, 7J/7.

Les Entreprises Extérieures, hommes politiques, clients…, Cikaba permet de faire passer l’accueil sécurité à tous types de publics.

La diffusion des consignes est homogénéisée.

En cas de mise à jour des consignes de sécurité, les équipes de Cikaba actualisent instantanément l’accueil sécurité.

Ce dernier est souvent le premier point de contact des visiteurs avec le site de Michelin. Grâce à Cikaba CAST, l’accueil sécurité fait bonne impression et véhicule une image conforme aux valeurs de l’entreprise.

De plus, tous ces processus de prévention sont centralisés sur Cikaba CAST, ce qui permet de piloter les processus de prévention des différents sites dans un seul espace.